Premières priorités pour le troisième lieu de travail
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Ce à quoi ressemblera réellement le travail hybride « complètement formé » au Royaume-Uni n’est pas encore tout à fait clair, car il est actuellement en phase de planification et d’expérimentation.
La plupart des employeurs de taille moyenne à grande ne s’attendent pas à déployer leurs nouveaux modèles de travail hybrides bien avant le quatrième trimestre de cette année, une fois que la vaccination aura atteint son maximum dans la population – même s’ils ont déjà partiellement ouvert leurs bureaux pour le personnel qui a du mal à travailler à domicile, qui dans de nombreux cas sont des travailleurs plus jeunes.
Mais le fait qu’il s’agisse d’un territoire nouveau et inexploré signifie qu’ils adoptent une gamme d’approches, non seulement en termes d’introduction de modèles de travail plus flexibles, mais également en ce qui concerne ce qu’il faut faire avec leur espace physique.
Nick Iovoacchini, co-fondateur et directeur général de KettleSpace, qui fournit des services de co-working, déclare : « Une fois que vous commencez à éplucher l’oignon, vous réalisez qu’il s’agit d’un ensemble de problèmes très complexes que vous essayez de résoudre. C’est en partie immobilier, en partie gestion des installations et en partie RH et technologie le travail hybride a des implications pour le talent, la culture et la productivité. “
En plus de cela, il faut faire face aux opinions personnelles des dirigeants et des employés, selon qu’ils apprécient ou bénéficient du travail à domicile. Il y a aussi le fait que différentes équipes au sein de l’entreprise remplissent différentes fonctions, ce qui a un impact sur le temps dont elles ont besoin pour travailler ensemble ou indépendamment.
« Ce n’est pas aussi facile qu’il y paraît », dit Iovoacchini. « Il y a beaucoup de décisions concernant le travail hybride, et cela peut être très chargé. »
Certains modèles commencent à émerger ici, cependant. Par exemple, explique Alexia Cambon, directrice de recherche au cabinet de recherche et de conseil Gartner, la plupart des organisations déterminent actuellement la « flexibilité » sur la base d’un « nombre de jours de travail à domicile », l’option la plus populaire étant de deux à trois.
Malheureusement, cependant, elle pense que ce type d’approche équivaut à une « flexibilité inflexible », qui est principalement introduite pour rendre les activités plus « gérables » pour les employeurs. Une préoccupation majeure est que « si les gens ne sont pas au bureau, cela endommagera la culture de l’entreprise » – même si, de l’avis de Cambon, c’est « un peu une fausse hypothèse » parce que « la culture concerne le comportement et les normes » , qui sont modifiables.
Ainsi, afin de s’assurer que les équipes sont cohérentes et que les employés restent alignés sur l’objectif de l’entreprise, elle recommande que les employeurs deviennent “plus intentionnels en rassemblant les gens à des moments particuliers sur des projets – mais cela ne signifie pas qu’ils doivent être au bureau trois jours une semaine; Cela pourrait être une semaine sur 10 ».
Le bureau est mort, vive le bureau
Du côté immobilier de l’équation, le ton semble désormais être passé de “le bureau est mort” à “le bureau est réaménagé”.
Kate Smith, responsable de l’équipe de stratégie du lieu de travail et du portefeuille de la société de services immobiliers CBRE, déclare : « Au plus fort de la pandémie, nous avons vu beaucoup d’espaces sous-loués arriver sur le marché, mais taux plus rapide que celui qui est mis en place. Les gens veulent que les lieux de travail de destination attirent les talents, assurent le bien-être du personnel, la durabilité, etc.
Il y a un certain nombre de raisons à cette augmentation de la demande, dit-elle, qui vont de la dédensification en raison des exigences de distanciation sociale à la nécessité de s’adapter aux pics d’occupation lorsque le personnel est au bureau.
Quant à ce à quoi ressemblera un « lieu de travail de destination », Smith dit que cela dépend de la culture, de la structure et de l’emplacement de chaque organisation. Un autre facteur important est la façon dont l’espace sera utilisé, par exemple pour les réunions avec les clients, la collaboration, l’innovation, la formation ou tout ce qui précède.
Avec de telles considérations à l’esprit, le cabinet de conseil en gestion Deloitte a adopté l’approche de créer un «salle de réunion hybride» dans son bureau d’Amsterdam. L’objectif ici est de comprendre les meilleures options pour offrir aux employés une expérience transparente, quel que soit l’endroit où ils travaillent, avant de prendre des décisions finales en matière d’investissement immobilier ou technologique.
À cette fin, le concepteur Factorr a été invité à transformer temporairement l’environnement physique, en introduisant dans le processus 10 expériences de haute technologie, notamment des salles vertes, des robots télécommandés et la réalité virtuelle.
« L’espace de travail change, mais il s’agit actuellement d’une approche de « test et d’apprentissage » et la plupart des organisations ne souhaitent pas encore s’engager pleinement », déclare Smith. « Ils savent ce qu’ils veulent en tant que dirigeants et ce que leurs employés pensent qu’ils veulent, mais ils sont impatients de voir ce qui fonctionne dans la pratique dans un bureau. »
Cela signifie qu’il est essentiel d’intégrer la flexibilité dans les stratégies de bureau. “Vous ne pouvez pas prévoir toutes les éventualités car il s’agit de planifier le comportement humain, il est donc essentiel d’être flexible dans la façon dont les espaces sont aménagés”, explique Smith.
Introduire la flexibilité avec des postes de travail tiers
L’un de ces moyens d’introduire de la flexibilité consiste à utiliser les « tiers lieux de travail », qui se présentent sous diverses formes et peuvent être utilisés par des travailleurs individuels ou des équipes pour une gamme d’activités. (voir ci-dessous). Bien que l’adoption ne soit pas courante pour le moment et que l’utilisation ait tendance à être ponctuelle, limitée aux particuliers ou au stade pilote, Gartner’s Cambon s’attend à ce qu’elle devienne une option plus populaire pour les entreprises au fil du temps.
Elle pointe même des « organisations progressistes » qui ont déjà mis en place des allocations flexibles dans le but d’encourager le personnel à tous les niveaux à utiliser ces installations comme alternative au bureau ou à la maison.
Mais il y a un certain nombre d’inconvénients à la troisième approche du lieu de travail. La sécurité et la confidentialité peuvent être un problème si les employés utilisent des espaces publics tout en travaillant avec des clients ou en passant des appels sensibles. Même dans les espaces privés de location à long terme, certaines organisations préfèrent introduire leurs propres lignes dédiées et sécurisées, bien que le coût de cette opération puisse soulever des questions quant à savoir s’il est plus logique d’utiliser simplement leurs propres installations.
« Si le financement d’un troisième espace, les employeurs doivent déterminer si cela apporte un retour sur investissement », explique Cambon. « Donc, il s’agit de poser des questions telles que « qu’est-ce que cela nous apportera ? », « quel personnel l’utilisera ? » » et « ferions-nous mieux d’investir dans des bureaux à domicile ? car il y a des implications financières précises.
Une autre considération pour les responsables informatiques est d’essayer de comprendre quels outils et technologies sont importants pour différents modes de travail dans différents espaces, ou s’il est plus pratique d’adopter une approche axée sur la mobilité pour tout. Les possibilités ici incluent des stations d’accueil universelles, un stockage basé sur le cloud et tableaux blancs virtuels – ainsi que de nombreuses formations pour les moins férus de technologie.
Comme Euan Davis, chef de Centre de Cognizant pour l’avenir du travail pour l’Europe, le Moyen-Orient et l’Afrique, souligne : « Le travail hybride est un véritable défi pour les services informatiques, mais les organisations qui étaient en avance sur le jeu en termes d’apport de votre propre appareil en récoltent désormais les bénéfices dans de nombreux cas. “
En fin de compte, cependant, il semble que le travail hybride, quelle que soit sa forme, est là pour rester le principal mode de fonctionnement des travailleurs du savoir – du moins dans un avenir prévisible. Mais le rôle que les troisièmes espaces joueront dans cette nouvelle normalité n’est pas encore tout à fait clair.
« Cela dépendra vraiment de l’évolution de l’espace de bureau et de ce que les organisations considèrent comme leur philosophie et leur objectif », explique Cambon. « Si le bureau doit être principalement utilisé pour les interactions avec les clients, avoir un troisième espace pourrait avoir du sens, mais s’il est principalement utilisé pour des personnes qui ne peuvent pas travailler à domicile, ce n’est peut-être pas le cas – il y a beaucoup de variables . “
Options de troisième lieu de travail
Un troisième modèle de lieu de travail qui peut s’avérer utile pour tester de nouvelles conceptions est la location d’une suite dédiée de bureaux avec des équipements partagés à un tiers spécialisé qui innove avec de nouvelles dispositions dans le cadre du service.
Les espaces de coworking sont une autre option qui, avant la pandémie, avait tendance à être le domaine des particuliers ou des startups numériques, mais qui devient maintenant populaire parmi les grandes entreprises.
Billy Hodges, directeur principal de l’équipe de flexibilité de CBRE, affirme que de nombreux employeurs, y compris Standard Chartered bank, réalisent que l’idée de « hubs de quartier » dédiés dans les centres urbains, comme Londres, a peu de chances de fonctionner parce que les gens sont trop dispersés. Ils testent donc maintenant des alternatives « à proximité du domicile » pour voir s’il est possible de maintenir la conformité réglementaire, la santé et la sécurité, la confidentialité des données, la productivité, etc.
Ces alternatives permettent de réserver un bureau pour une journée ou plus, ou de louer un salon d’affaires, qui peut être utilisé comme lieu de rendez-vous pour des réunions de clients ou d’équipes ou simplement pour récupérer des e-mails. Des options de location à l’heure, d’adhésion et de paiement à l’utilisation sont désormais disponibles auprès de grands opérateurs, tels que Regus et WeWork.
Des fournisseurs tels que KettleSpace proposent une approche légèrement différente. Il s’associe à des hôtels, des restaurants et des espaces de vente au détail et loue la capacité excédentaire aux membres via une application, qui propose des « expériences » allant d’un endroit pour s’asseoir et travailler à un bureau ou un étage privé.
La startup britannique Flyn, quant à elle, fournit un service de style Airbnb. Les individus ou les équipes peuvent réserver du temps dans l’une de ses propriétés à distance prêtes à travailler au Royaume-Uni, en Espagne ou au Portugal afin de s’évader et de travailler d’un endroit plus beau.
