L’ERP moderne brise les chaînes
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De nombreuses organisations utilisent encore des systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) qui ont été déployés pour la première fois il y a de nombreuses années, sans aucun doute rebutées par les souvenirs d’une précédente installation complexe et coûteuse.
Mais les systèmes ERP modernes ont changé tout cela. Les entreprises n’ont plus besoin de sélectionner un système ERP pour ensuite être obligées d’effectuer des mises à niveau importantes à des moments qui conviennent au fournisseur – mais pas nécessairement au client – ou de payer pour de grandes quantités de logiciels qu’elles n’utilisent même pas.
Ce changement signifie qu’il y a plus de soif de passer à une plate-forme moderne. Selon la société d’analyse de logiciels TEC, en mars de cette année, 50 % des entreprises acquièrent, mettent à niveau ou prévoient de mettre à jour leurs systèmes ERP.
Il y a certainement un énorme potentiel pour les entreprises de bénéficier d’une telle initiative. Dans son Rapport ERP 2020, Panorama Consulting Group a noté que les systèmes développés en interne sont toujours répandus, avec 34% des organisations s’éloignant des systèmes ERP hérités.
Alors, qu’est-ce qu’un ERP moderne et en quoi diffère-t-il de la version traditionnelle ?
Les versions antérieures des logiciels d’entreprise ont été conçues pour un monde qui fonctionnait sur des ordinateurs à disque, ce qui signifiait qu’il y avait certaines contraintes architecturales qui obligeaient les fournisseurs à créer des systèmes ERP d’une certaine manière, explique Simon Carpenter, Rise GTM et responsable de la stratégie chez SAP Emea North. .
Cela a créé le besoin de entrepôts de données, car vous ne pouviez pas lancer des requêtes complexes dans la base de données en même temps que des transactions – tout se serait arrêté. La version SAP d’un ERP moderne, basée sur sa plate-forme informatique en mémoire Hana, a surmonté les défis de performance fondamentaux du disque.
« Soudain, nous fonctionnions dans un environnement des centaines de milliers de fois plus rapide en ce qui concerne les opérations de données de base », explique Carpenter. « Nous pourrions commencer à penser à regrouper les transactions et les analyses sur les mêmes données [platform], parce que nous avons maintenant les performances pour pouvoir le faire.
Interface utilisateur intuitive
En plus de l’aspect plate-forme de calcul en mémoire, un système ERP moderne a besoin d’une interface utilisateur intuitive et facile à utiliser, de sorte qu’il soit accessible aussi facilement via un téléphone mobile ou une tablette que via un PC.
« Un système ERP moderne doit également offrir des niveaux d’automatisation beaucoup plus élevés qu’auparavant », explique Carpenter. « Maintenant que nous disposons des données prenant en charge à la fois l’analyse et les transactions, nous pouvons commencer à appliquer des algorithmes d’apprentissage automatique au processus métier, et nous pouvons augmenter considérablement les niveaux d’automatisation des processus. »
Cela offre aux entreprises un certain nombre d’avantages : réduire les temps de cycle au sein de l’entreprise, ce qui la rend plus réactive ; une meilleure expérience client et employé dans un monde où les gens veulent une gratification instantanée ; et réduire les coûts en automatisant les tâches qui, historiquement, auraient été effectuées par des personnes.
« Nous sommes également en bonne voie pour automatiser non seulement les processus, mais aussi la prise de décision », déclare Carpenter. « Alors que nous appliquons de plus en plus d’analyses prédictives et d’apprentissage automatique aux processus de l’entreprise, nous pouvons commencer à avoir le système – s’il ne prend pas toute la décision en lui-même quant à ce qu’il faut faire ensuite – fournissant certainement des niveaux très élevés d’augmentation pour la décision humaine.
Mais la caractéristique la plus importante d’un système ERP moderne est que vous pouvez le consommer depuis le cloud. Au lieu d’acheter une licence perpétuelle avec une grosse part de capital à l’avance, il s’agit d’un modèle basé sur un abonnement, consommé en tant que service.
« Vous n’avez plus à vous soucier de la gestion du centre de données et de tous les services techniques nécessaires pour obtenir le matériel, monter le système d’exploitation, la base de données, les sauvegardes », dit-il. « Tout cela est pris en charge par votre fournisseur de cloud, ce qui vous laisse plus de liberté pour vous concentrer sur son application à votre entreprise, plutôt que sur la gestion de la boutique informatique. »
Carpenter a deux conseils clés pour toute entreprise envisageant un projet de mise à niveau ERP. Tout d’abord, un changement de mentalité est nécessaire pour s’éloigner de l’ancienne approche de personnalisation de l’application principale et s’habituer à l’idée qu’un passage dans le monde du cloud signifie s’en tenir au logiciel standard. Deuxièmement, « c’est dangereux et stupide » de considérer le passage à un système ERP moderne comme un projet informatique, dit-il.
« Que vous souhaitiez simplement optimiser ce que votre entreprise fait déjà ou que vous souhaitiez perturber complètement l’ensemble de votre modèle commercial, ce sont toutes des initiatives dirigées par l’entreprise et cela doit être considéré comme un projet commercial. »
Liberté de construire
Selon Claus Jespen, CTO chez Unit4, l’ERP moderne est un logiciel d’entreprise natif du cloud, ouvert, extensible, intégrable et automatisé. Il présente un avantage par rapport aux systèmes ERP existants en ce sens que les entreprises bénéficient de toutes les dernières innovations lorsqu’elles sortent, qu’il n’y a pas besoin de mettre à jour, qu’elles n’ont pas à se soucier de maintenir les systèmes opérationnels et que toute la sécurité est gérée pour elles. .
« Il existe également un degré de liberté de construction bien plus élevé », explique Jespen. « La plupart des entreprises doivent créer une solution spécifique qui leur convient. Si vous construisez tout cela dans les systèmes hérités d’aujourd’hui, chaque fois que le fournisseur propose une mise à niveau, vous devez passer par un espace de test très horrible, car ce que vous construisez peut maintenant détruire une nouvelle fonctionnalité du fournisseur.
« Mais dans le nouveau modèle, car tout passe par une API rétrocompatible [application programming interface], le fournisseur peut faire avancer la solution ERP elle-même, nous pouvons mettre à jour tous les trimestres ou ce que nous voulons, et le client n’a rien à faire. Toutes les fonctions supplémentaires qu’ils ont ajoutées, tout ce qu’ils ont fait en dehors du noyau via les API, continueront. Vous pouvez toujours obtenir la nouvelle innovation et tout ce que vous construisez vous-même ou tout ce que vous avez intégré, cela continuera à fonctionner.
Recherche forestière : voir le bois
Client Unit4 Recherche forestière a décidé de se standardiser sur une plateforme ERP RH et finance unifiée à la fin de son précédent contrat de services partagés. Auparavant, l’organisation du gouvernement central pour la foresterie utilisait un montage financier standard et divers systèmes internes sur mesure, qui fonctionnaient tous en silos.
« C’est pourquoi nous voulions tout regrouper sous un même toit en termes d’ERP », explique Meirion Nelson, directeur financier de Forest Research.
L’organisation exploite désormais une plate-forme financière et RH complète et connectée d’Unit4, entièrement basée sur le cloud et offrant une vue unique et intégrée. Le projet a duré environ neuf mois au total, et Forest Research en récolte les fruits depuis le lancement en 2019.
« Nous constatons des avantages liés aux informations en temps réel, à une source de vérité en termes de données et à l’automatisation des processus métier », déclare Nelson.
« Avec l’impact de la pandémie de Covid-19, je ne pense pas que nous aurions pu fonctionner avec succès sans le produit Unit4. Tout le monde a l’habitude de travailler dans un bureau et d’avoir accès aux systèmes, aux processus manuels et aux dossiers papier. Nous avons eu beaucoup de chance que la continuité des activités soit activée car les produits sont sur le cloud et offrent un accès à distance. »
Les scientifiques peuvent désormais remplir des feuilles de temps lorsqu’ils sont en forêt et les soumettre via une application sur leurs téléphones portables, qui est intégrée au système ERP, explique Nelson, ajoutant : « Certains de nos processus n’étaient pas conformes aux normes modernes, il était plus d’une organisation de type papier et traitement manuel, qui a effectivement été révolutionnée du jour au lendemain.
Une mise en garde de Nelson est que la mise en œuvre de l’ERP a nécessité beaucoup de rééducation des utilisateurs, en raison de la révision et de l’automatisation des processus métier. Forest Research a maintenant rendu certains aspects de la formation obligatoires, pour essayer de changer la culture de l’organisation afin que tout le monde adhère au nouveau système.
Assistance tierce
Mais tirer parti de l’ERP moderne n’implique pas nécessairement une mise à niveau logicielle majeure.
Le Metropolitan Water Reclamation District (MWRD) du Grand Chicago utilisait le même système SAP ERP depuis 17 ans. Lors de ses recherches sur la rationalisation et l’amélioration de la technologie, MWRD a découvert qu’il n’utilisait pas toutes les fonctionnalités de son système SAP ECC et que le support consommait plus d’un quart de son budget de maintenance logicielle de plusieurs millions de dollars.
John Sudduth, directeur informatique chez MWRD, a déclaré qu’il y avait des problèmes avec le système SAP car il était fortement personnalisé, et qu’il y avait des difficultés à essayer de résoudre les problèmes ou d’améliorer les fonctionnalités.
L’entreprise a décidé de changer de support pour fournisseur d’assistance tiers Rimini Street, visant à la fois à réduire les coûts et à moderniser l’entreprise pour qu’elle devienne plus centrée sur le service. Le déménagement a libéré 50 % des fonds précédemment consommés par l’engagement annuel de maintenance SAP.
Sudduth a investi une partie de ce budget nouvellement disponible dans un système de gestion des services informatiques basé sur le cloud et a créé des accords de niveau de service (SLA) avec les parties prenantes pour améliorer la qualité du support informatique.
« Pour notre modernisation, nous avons adopté une approche un peu différente de la plupart des organisations », explique Sudduth. « Ce que nous avons fini par faire dans le domaine de notre solution ERP était de nous stabiliser pour nous permettre de nous concentrer sur d’autres domaines de l’informatique qui devaient être modernisés. Nous sommes une agence gouvernementale qui existe depuis près de 140 ans maintenant, donc certains de nos processus étaient un peu vétustes et nous étions en retard en ce qui concerne la technologie.
La prochaine étape du projet d’amélioration de l’ERP de MWRD consiste à effectuer un « lift and shift » vers un environnement hébergé, qui aura lieu au cours des 18 prochains mois. Il exécute actuellement un système complet sur site, avec environ 20 serveurs uniquement pour son ERP – le coût en capital impliqué est substantiel. De plus, comme il est sur site, l’organisation doit subir un cycle de rafraîchissement tous les cinq ans environ.
« En migrant vers le cloud, alors que la technologie reste essentiellement la même, nous pouvons évoluer en fonction des besoins, et il y a aussi la prise en charge de celle-ci », explique Sudduth.
« Avec Covid, pour donner à nos utilisateurs un accès à distance à notre ERP, nous devions utiliser l’environnement Citrix car il était sur site. C’était donc une grande leçon apprise, en ce sens que si nous avions été dans l’environnement cloud, ils auraient pu entrer directement via un navigateur Web. Alors que nous regardons vers l’avenir, je prévois que nous aurons une sorte de composant de travail à distance, donc un ascenseur et un passage au cloud ont du sens à partir de cet aspect.
Sudduth a été surpris par le « délai assez rapide » qui a été évoqué pour le passage au cloud : six à huit mois une fois le projet démarré. Et il n’y aura pas besoin d’un programme de reconversion à grande échelle pour le personnel car, mis à part une nouvelle interface, tout fonctionnera de la même manière.
« L’une des raisons pour lesquelles nous cherchons à procéder comme nous le faisons est que nous conservons les fonctionnalités existantes, nous n’avons pas à recycler complètement tous nos utilisateurs », explique Sudduth. « Nous obtenons cette flexibilité d’être dans le cloud, et cela nous fait gagner du temps lorsque nous sommes prêts à effectuer un remplacement complet de l’ERP que nous avons réellement le temps de faire la diligence raisonnable, qui comprendrait la réarchitecture des processus métier, l’exécution environnements parallèles, former nos utilisateurs et tout ce qui va avec un remplacement à part entière.
Sudduth s’attend à ce que ce projet majeur de mise à niveau de l’ERP ait lieu environ cinq ans plus tard. En attendant, MWRD continuera à utiliser Rimini Street pour le support et la location d’ECC 6 jusqu’à ce qu’il détermine quelle sera la prochaine évolution de son offre ERP pour l’organisation dans son ensemble.
Que vous optiez pour une nouvelle installation ou une migration vers le cloud, les systèmes ERP modernes offrent une myriade d’avantages potentiels pour les organisations – et à tout le moins, vous n’aurez plus jamais à faire face à une mise à jour forcée.
